テレビ会議の上手な進め方 <其の壱>

150625当然ですが、テレビ会議は通常の会議とは違うところがあります。そして、その違いを意識しないまま通常の会議と同じようにテレビ会議を進行すると、コミュニケーションが取りにくいと感じることがあります。この記事では、テレビ会議と通常の会議の違いを明らかにした上で、どのようにすれば上手にテレビ会議を進行できるのかをまとめてみたいと思います。

テレビ会議と通常の会議の違いは何でしょうか?

  1. 目が合うかどうか
  2. 相手との距離(相手の大きさ)
  3. 相手の声
  4. 空気

これらの違いがどのように会議自体に影響を与えるかを考えてみましょう。

本日は<其の壱>として「1.目が合うかどうか」「2.相手との距離(相手の大きさ)」についてです。

1.目が合うかどうか

通常の会議の場合

一緒に会議に参加している人が目の前にいますので、容易に目を合わせることができます。相手の目を見ながら話せば、その人に対して話しているということが相手にも伝わりますし、話している側も、相手に伝わっていることが分かります。また、まっすぐに相手を見つめて話せばそれがいかに重要な話なのかも伝わるでしょう。

テレビ会議の場合

相手と目が合うということはほとんどありません。テレビ会議の場合、カメラから撮影された映像が相手に送信されていますので、いわゆる「カメラ目線」にしなければ、相手のことをまっすぐ見つめているようには見えないわけです。しかし、「カメラ目線」にした瞬間に相手の顔からは視線を外さざるを得ませんので、結果として目が合うことがありません。(一人がカメラ目線をすれば、その相手側の人が目が合っているように感じる、ということはあるかもしれません)

違いから生まれる差は?

目を合わせて話すということは、「誰に話しているかが分かる」「話が伝わっていることが分かる」「重要であることが伝わる」という効果があり、それができないテレビ会議では逆に、「誰に話しているのかが分かりづらい」「伝わっているのかどうかが分かりづらい」「重要度が読み取りづらい」という傾向にあります。

対策は?

「誰に話しているのかが分かりづらい」「伝わっているのかどうかが分かりづらい」という2つの問題に対しては、「◯◯さん、報告をお願いします」などのように、最初に相手の名前を呼びかけることが重要です。これで「誰に話しているのか」は明確になります。そして、呼びかけられたほうも、「はい」と、まずは一言返事をすることが重要。これで、話しかけた側も「伝わっているかどうか」が明確になります。

「重要度が読み取りづらい」については、直球ですが、「これはとても重要な話です」と前置きをしてから話す事で、相手にしっかり聞かせることができるでしょう。

2.相手との距離(相手の大きさ)

通常の会議の場合

距離でいけば数メートル~十数メートルの距離に相手がいることが通常です。遠くないため、相手の細かな動作まで見ることが出来ます。「少し退屈そうにしている」であったり、「うなずいて興味深く聞いている」であったり、相手の動きからある程度相手の反応を見ることが出来ます。

テレビ会議の場合

モニター等の中に相手がいますので、相手の大きさは実物より小さくなることが多いです。さらに画面内が分割されて複数地点が表示されるようなケースでは、1地点あたりの画面領域がより小さくなります。こういった状況下においては、細かな動作まで見えない場合があります。

違いから生まれる差は?

相手の細かな動作や表情まで見えないことで、相手が何を考えているのかや、相手の感情が分かりづらい場合があります。また、相手との距離が近い(触れることができる)場合、商談後に握手をしたりすれば、より、相手に対して好印象・親近感を感じることができるでしょう。

対策は?

100%対策することは難しいですが、会議の途中で、「この件についてどう思いますか?」、「意見をもらえますか?」など、心理・感情を読み取れていない人に意見を聞くことによって、相手の考えや意見を拾い上げることが可能です。

3.まとめ

本日の記事では、2つの違いについて取り上げましたが、共通するのは、テレビ会議においては「伝わっているだろう」という思い込みは危険だということです。明確に言葉にして、相手を指定したり重要であることを明示したり相手の反応を見たりすることが、スムーズなテレビ会議の進行につながります。

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