テレビ会議を導入しても出張は無くならない!?

出張「社内の上層部に、テレビ会議の導入に反対をしている人がいる。どうすれば導入する方向でまとめられるか?」。テレビ会議のご提案をしている中で、ご担当者の方からこういったご相談を頂くことがあります。当然、いろんな考えの方がいらっしゃいますし、こうしたご意見を無視して無理やり導入を進めるというのは、後々の事を考えても好ましくありません。解決のためにその理由をお伺いしてみると・・・?

決裁者さえOKなら、それでいいのでないか?

そもそも、決裁者以外の人の反対意見を尊重する必要があるか?というお考えの方もいらっしゃるかもしれません。たしかに、そういったケースもあると思います。たとえば、一部の部署のみで利用するシステムや機器の導入の案件であれば問題はないでしょう。ただ、テレビ会議システムは全部門が利用する可能性のあるシステムです。少なくとも、各部門の部門長がOKしていて、協力をしてもらえるということが、導入をスムーズに進めるためには必要です。

出張をなくすのがイヤだ

私の経験上、テレビ会議システムの導入に反対されている方のご意見で最も多いのは、「出張をなくすのがイヤ」というものです。その理由をお伺いしてみると、「うちの会社は対面でのコミュニケーションを重視しているから、テレビ会議でのバーチャルなコミュニケーションはしたくない」とおっしゃるんですね。つまり、こうした方の頭の中では、「テレビ会議の導入=出張の廃止」という図式が出来上がっていると考えられます。

出張をなくす必要は全くない

結論から申し上げると、「テレビ会議の導入=出張の廃止」ではありません。テレビ会議の導入目的に出張費の削減を掲げる企業様が多いため、出張費の削減という言葉から、出張を無くすという発想につながっているものと思われます。私どもも、出張をテレビ会議に置き換えるご提案はします。ただ、それは例えば年間50回出張しているのを、20回に減らしましょうということであり、50回すべての出張をなくすということではありません。

なぜならば、テレビ会議ではなく、実際に膝を突き合わせて行うコミュニケーションも、上司・部下・メンバー間の人間関係の構築には必ず必要だからです。これはおそらく、対面でのコミュニケーションを重視している会社様がそれを重視している理由と同じだと思います。

いくらテレビ会議が物理的な距離を越えて顔を見ながら話ができる便利なツールでも、体に触れることはできませんし、空気感を100%共有できるかというとそれもできません。どれだけ画質が向上しても、音質が向上しても、限界があるのです。

テレビ会議と出張の使い分け

ですので、テレビ会議と出張はどちらか一方ということではなく、時にはテレビ会議で、時には出張をして対面で、といった形で状況に応じて出張とテレビ会議を使い分けることが大事です。そこで、テレビ会議が向いているケースと、出張が向いているケースをまとめてみました。

テレビ会議が向いているケース 出張(対面)が向いているケース
  • 早急に打ち合わせが必要になったとき
  • 四半期ごとの面談
  • 毎週の定例会議
  • 相手と2回目以降に会う場合
  • 年1回の面談など
  • 定例の会議のうち、区切りの回
    (例:毎月の定例会議であれば、四半期ごとの初月や最終月等)
  • 相手と初めて会う場合

 

テレビ会議があることによって、出張費を気にして、毎月1回しかできなかった会議が、毎週出来るようになったり、年1回だった面談が四半期ごとに出来るようになったり等、テレビ会議を導入すると、「コミュニケーションの頻度が高くなる」傾向があります。細かくコミュニケーションを取ることによって、相手の考え方、お互いのことが理解し合えるようになってきて、業務がスムーズに進んでいくようになります。

まとめ

出張費の削減をテレビ会議導入の目的としているからといって、出張をゼロにする必要はありません。むしろ、出張は一定量残すべきです。出張をしての対面のコミュニケーションと、テレビ会議によるコミュニケーションを組み合わせることによって、社内のコミュニケーション頻度を高め、より活性化させていくことを考えてみてはいかがでしょうか。

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