テレビ会議の比較にはデモンストレーションが必須。その注意点とは?

150326テレビ会議・WEB会議を含めたビジュアルコミュニケーションツールは、日本国内で販売されているシステムだけでも相当な数に上ります。比較・選定する際に価格や機能などを見ることはもちろん大事ですが、何よりデモンストレーションを受けることを忘れないようにしましょう。

今回のブログでは、デモンストレーションを受けるときに気をつけるべきポイントをご紹介します。

なぜデモンストレーションが重要なの?

テレビ会議・WEB会議は、「体感商品」と言われます。いくらパンフレットやカタログで、スペックや機能を眺めていても、実際にその映像と音声を、目で見て、耳で聞いてみないことには、本当のところが伝わる商品ではありません。しかも、一度導入すればその後当面の間は使い続けるのが前提のシステムでもあります。ですので、実際の画面や操作感などを知らないまま導入すると、こんなはずじゃなかった、という事態になることもあります。

そういった事態を防ぐためにデモンストレーションで気をつけるべきポイントを3つ紹介します。

1.実際のご利用環境でデモンストレーションする

テレビ会議・WEB会議の通信には、最近であればインターネット回線(光ファイバー等)を利用することがほとんどです。お客様それぞれでご契約されている回線が異なりますので、同じ商品でもお客様の環境によって映像や音声の品質が異なるということが起こりえます。メーカーのショールームでデモンストレーションを受けて判断する方もいらっしゃるかもしれませんが、ショールームは高品質な回線を準備していますので、高い品質になるのは、ある意味当然といえます。社内の調整など、多少面倒ではありますが、実際のご利用環境でテストをしておくことで、導入後に後悔する確率を大きく下げられます。

2.担当者の方以外にもデモに参加してもらう

テレビ会議・WEB会議は、会社に所属する多くの方が使うことになるシステムです。ですので、理想を言えば社員全員の方が操作できるのが望ましいです。導入に際して比較・検討に参加していない利用者の方からすれば、導入後、操作説明などは受けるとしても、急にそれまで使用していなかったテレビ会議を使うことになるわけですので、抵抗感は少ないに越したことはありません。

会社の中には当然年齢層の高い方や、パソコンの得意な方、苦手な方、色々な方がいらっしゃいますので、ご担当者様だけではなく、いろんな方に見てもらう(できればその方の賛同を得られれば、その後の社内の説得がしやすくなるような方)に参加してもらうのがよいでしょう。

3.一日だけではなく数日間試す。いろんな時間帯に試す。

一つ目に挙げたポイントと少し似ていますが、インターネット回線の環境は曜日や時間帯によって混雑具合が変動します。特に、社内のパソコンとテレビ会議のインターネット回線を一つの回線で共用する場合、パソコンでの通信量がテレビ会議に影響し、映像や音声の品質が低下することがあります。

パソコンでの通信量というのは一日の中でも大きく動きますよね。出勤時間が全員同じ会社であれば、出勤時間に一斉にメールチェックやWEB閲覧が始まったりして一気に増えますし、昼休みは減って、その後はまた増える。また、管理部門の社員が多い本社なのか、外回り中心の営業部門の社員が多い支社なのか、などによっても異なるでしょう。

同様に、会議の時間帯も様々です。営業部門などであればみんなが外回りを始める前に朝一で会議をすることも多いでしょうし、通常の打ち合わせは日中、役員などが集まる会議は夜に行われる、など。

デモンストレーションは大抵昼間に行われることが多いですが、こうしたことを考えると果たしてそれだけで十分とは言えないのではないでしょうか。デモ機を1週間ぐらい貸してもらえるのであれば、貸してもらうとよいかと思います。

まとめ

特に、デモンストレーションを実際の利用環境で実施するための社内調整はかなり大変です。ですので、そんなにたくさんの商品で実施するというのは現実的ではありません。目安としては、2~3社に絞られてから、デモンストレーションの実施に入るのがよいでしょう。

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